Cuando usted considera por primera vez la incorporación de una sociedad offshore en su negocio empiece con la planificación fiscal y legal para asegurarse, entre otras cosas, que no está violando ninguna ley. Pero aún luego de haber concluido con ese aspecto, no está seguro, ya que ahora debe elegir el proveedor adecuado o el agente registrado para guiar la evolución de su offshore durante su vida.
No estamos hablando de proveedores buenos y malos. Hablamos de lo que usted debe considerar antes de entablar relaciones de negocios con su agente registrado para la incorporación de una sociedad offshore y qué hacer si un día se da cuenta de que no está satisfecho con su elección.
Internet está plagado de servicios de incorporación online y todos ellos son muy atractivos. Usted está tentado a organizar su negocio lo más pronto posible pero puede perder detalles muy importantes. Esto de hecho, puede llevarle a dolores de cabeza innecesarios en el futuro. Asegúrese de leer entre líneas y de aplicar esta información en la práctica.
Incorporación y Honorarios del Primer Año
Usted estableció contacto con un agente dispuesto a incorporar su empresa. Revise cuidadosamente lo que estará incluido en la factura por honorarios del primer año. Aunque ellos lo llamen «todo incluido», puede que algunos artículos que usted necesite estén omitidos. Este es a menudo el caso de sellos de empresa o de conjuntos de documentos legalizados en apostillas. Y al contrario, artículos como representantes u oficinas de servicios comerciales, puede que usted no los necesite en absoluto.
Cuentas bancarias
Tenga en cuenta que lo que muchos proveedores ofrecen como «cuentas de banco» son solamente un servicio de introducción a la banca. Eso significa, primero, que no garantizan la apertura de la cuenta, segundo, usted debe hacer mucho del trabajo para conseguir abrir la cuenta. Sin embargo, esta es una práctica habitual. Es justo que Ud. esté consciente de esto. Nadie, ni siquiera el propio banco, puede garantizar la apertura de la cuenta sin problemas. Además, como usted es el beneficiario de los fondos en esta cuenta en el futuro, es mejor que tenga el control de este tema estrictamente confidencial desde el principio.
Director Fiduciario
Probablemente usted sabe cuál es el propósito principal del servicio de un director fiduciario. Sin embargo, ¿ha tenido la oportunidad de pensar en lo que realmente espera
de su director fiduciario? Tenga en cuenta que el servicio de director fiduciario ofrecido por defecto es absolutamente nominal. La persona, entidad o individuo, no es más que un presta nombre del director de la empresa. Esto normalmente no suele costar mucho. Pero cualquier acto real de administración del director se cobra en base a una escala de tiempo. Y lo que es más importante, no todos los directores son capaces de prestar todos los servicios de administración. Si usted tiene requerimientos específicos para lo que el director debe ser capaz de hacer, pregunte eso de antemano y con tantos detalles como sea posible.
Acciones al Portador
Algunas jurisdicciones aún permiten la opción de acciones al portador. En vista de ello, esto último parece ser bueno a los efectos de mantener la confidencialidad. Sin embargo, usted debería saber que muchas de tales jurisdicciones requieren la inmovilización de las acciones al portador, es decir, quedarán en poder de un agente autorizado. En la práctica, sólo recibirá una copia autenticada de la misma. También significa que usted no puede transferir las acciones en forma anónima como tal vez deseaba. Además, incluso si usted tiene su certificado original de acciones al portador en las manos, tan pronto como se acerque a cualquier banquero respetable para abrir una cuenta, muy probablemente se le pedirá que deposite su certificado de acciones al portador en el banco. En este sentido, la opción de un accionista fiduciario puede parecer más razonable.
Accionista fiduciario
Si está buscando más confidencialidad, Ud. puede contar con el servicio de un accionista fiduciario. Este instrumento ha demostrado ser bastante confiable en años. Muchos proveedores lo ofrecen sin costo en la incorporación y luego durante la vida útil de la empresa. Pero si Ud. no usa el servicio en la incorporación y decide contratar el accionista fiduciario tiempo después, los costos pueden ser bastante importantes.
Tasas Anuales
Ya sea que se haya ocupado de esto antes o no, usted debe saber que cualquier entidad jurídica necesita de mantenimiento regular, en términos de informes y pago de tasas e impuestos. Normalmente se hace una vez al año. Algunas jurisdicciones offshore no requieren la presentación de informes financieros y se las arreglan con una tasa básica gubernamental, otros quieren que la empresa presente sus cuentas auditadas. De todos modos, una vez al año, ya sea sobre la base de fecha aniversario o siguiendo el año calendario, usted recibirá notas recordatorias anuales de renovación de su agente registrado. Si usted no recibió la información adecuada sobre la cantidad que deberá pagar, las cifras del importe en la factura podrían darle una sorpresa. Muchos proveedores tienen la política de hacer la incorporación a bajo costo pero cobran elevadas tarifas anuales. Muchos clientes que han recibido facturas astronómicas por servicios anuales que no pueden sostener o no previeron en sus presupuestos, quedan simplemente perdidos sin saber qué hacer al respecto.
A continuación se presentan algunos consejos de cómo reducir su factura de renovación anual.
• Verifique los detalles incluidos en la factura, para ver si los necesita todos realmente. En la mayoría de las jurisdicciones, el mínimo requerido es la tasa anual gubernamental, el
informe de presentación, el domicilio social y/o del agente en servicio. Añada los honorarios de contabilidad y auditoría, donde se requiera la presentación de informes. Pero eso es todo. Todo lo demás es opcional: el servicio de director/accionista fiduciario, la oficina del centro de negocios, servicio de telefonista, fax /correo/ reenvío de e-mail y servicios de oficina virtual. Si usted realmente no los necesita, haga los cambios adecuados con el agente registrado para ajustar el importe de la factura.
• Otra opción es que Ud. cambie de agente registrado para su empresa dentro de la misma jurisdicción. Este es un requisito de la ley para tener un agente con licencia registrada en la jurisdicción que suministra un servicio de domicilio social para su empresa, pero hay muchas compañías con licencia que pueden ofrecer mejores precios. El procedimiento para declarar los cambios normalmente es muy simple, pero es importante tener cuidado acerca de esto con anticipación, para no adeudar las tasas de renovación. Solicite su factura de renovación anual y decida si quiere seguir con su agente actual o no. Con un nuevo agente el único cambio real para el negocio de la compañía es la nueva ubicación de domicilio social.
• Además de eso, puede cambiar la propia jurisdicción. De hecho, algunas jurisdicciones son generalmente más caras en el mantenimiento que otras. Pero por suerte, la mayoría de ellas reconoce el cambio de domicilio. Si Ud. piensa que su jurisdicción actual es muy cara y la naturaleza de su negocio no es realmente relevante con respecto a ella, siga adelante y elija algo más adecuado. El proceso de cambio de jurisdicción es generalmente simple, pero, de nuevo, usted tiene que pensar en ello de antemano, ya que algunos trámites se deben hacer en la jurisdicción actual antes de la fecha de renovación.
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